Психология бизнеса. Проектное мышление. Часть 1.

Автор: Андрей Иришкин, соучредитель Портала деловых людей Канады (https://www.facebook.com/biz2A/)

Начинаем новую тему в разделе «Психология бизнеса» — Проектное мышление. Эта тема не только нова для еженедельника Деловой Монреаль, она вообще нова для большинства читателей — дело в том, что об этой теме заговорили всего лишь несколько лет назад, поначалу заговорили только в узких кругах идеологов нового менеджмента проектов, и вдруг как прорвало. Появилось неисчерпаемое и вообще-то просто необозримое число публикаций на эту тему, все уважающие себя компании при приеме на работу менеджера начали требовать знание и опыт применения технологии таких систем, как гибкая методология управления проектом Agile Project Management — для стратегических задач; или методология быстрой разработки приложений Rapid Application Development — для задач тактического характера или для разработки программного обеспечения проекта. Именно поэтому представляется целесообразным получить хотя бы общее представление об этих и добром десятке других новейших технологий управления проектами. Но до этого нужно получить общее понимание целей, принципов создания и методологии построения современных систем управления проектами. И еще понять, каким образом действуют законы психологии в этой деятельности. Но обо всем по порядку.

Понятие проекта

Проект представляет собой временную групповую деятельность, предназначенную для производства уникального продукта, услуги или результата. Это временно, потому что у него есть дата и время начала и окончания, и это уникально, потому что это не рутинная деятельность.

Цель управления проектами

Основная цель управления проектами – применять знания, навыки и методы менеджмента и психологии для эффективного и результативного выполнения проектов. Это означает достижение целей проекта в срок, в рамках бюджета и с необходимой функциональностью и качеством. Однако важно не только достичь этих целей и ограничений, но и определить оптимальное распределение ресурсов, необходимых для достижения целей и завершения проекта.

Есть три основных ограничения проекта: объем, время и стоимость. Объем (сфера действия) – это действия, которые необходимо выполнить, чтобы завершить проект. Время – это количество времени, доступное для завершения проекта. Стоимость представляет финансовые ресурсы, доступные для проекта. Ни один из этой триады не может быть изменен, не затрагивая другие два.

Понятие методологии управления проектами

Каждый проект – это уникальное мероприятие, не поддающееся стандартизации. Однако процессы управления проектами поддаются стандартизации, и документы, которые формализуют эти процессы, получили название методологий управления проектами. Некоторые методологии управления проектами применимы для всех типов проектов в разных областях. Другие же, напротив, подходят только для управления конкретными типами проекта. Так, для сферы дорожного строительства наиболее подходящей будет одна проектная методология, в то время как для проекта по разработке программного обеспечения – другая.

Виды методологий управления проектами

1. Традиционная (Каскадная) методология управления проектами

Традиционная методология управления проектами может быть использована во всех отраслях, но наиболее распространена в строительстве. Она также носит название каскадной или водопадной модели, вследствие того, что предлагаемая ею последовательность фаз напоминает поток. Методология выделяет семь последовательных этапов проектного управления:

1. Определение требований
2. Проектирование
3. Реализация (строительство, производство…)
4. Внедрение
5. Тестирование и отладка
6. Установка
7. Эксплуатация и сопровождение

Переход к следующей фазе проекта возможен только в том случае, если предыдущий этап завершён и принят заказчиком. Применение данной методологии наиболее предпочтительно в проектах, результатом выполнения которых является материальный продукт (например, строительные проекты, установка оборудования и пр.) и для реализации которых требуется конкретная последовательность действий. Кроме того, разработанные планы возможно использовать повторно для аналогичных проектов в будущем.

С другой стороны, каскадная модель управления проектом требует инвестиций в планирование. Обычно первые две фазы занимают от 20 до 40% от всего времени выполнения проекта по данной методологии. Вследствие структурированного подхода, внесение изменений в содержание работ происходит медленно, что делает методологию не гибкой и не подходящей в случаях, если клиент не уверен, какой результат он хочет получить.

2. Методология управления проектами PRINCE2

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) так же является структурированной методологией к проектному управлению. Это одна из самых популярных методологий управления проектами, широко используемая в Великобритании в управлении как в бизнесе, так и в органах власти. PRINCE2 – это процессно-ориентированная проектная методология, которая фокусируется на процессах верхнего уровня (управление, организация, контроль), а не на низших задачах (декомпозиция работ, разработка графиков). Методология PRINCE2 базируется на семи принципах, семи темах и семи процессах. Принципы являются центральным элементом методологии: если хотя бы один из них не выполняется, то нельзя говорить о том, что проект выполняется в рамках PRINCE2.

Принципы методологии PRINCE2:

1. Постоянная оценка экономической необходимости — остается ли неизменной экономическая выгода от проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта
2. Обучение на опыте – команда проекта должна постоянно искать и изучать опыт предыдущих проектов
3. Определение ролевой модели – команда проекта должна иметь ясную организационную структуру и вовлекать подходящих людей для решения нужных задач
4. Управление по этапам – необходимо, чтобы проекты были спланированы, а также подвергались мониторингу и контролю на каждом этапе выполнения;
5. Управление по отклонениям – следует четко обозначить допустимые границы отклонений в проекте, чтобы установить границы ответственности
6. Фокус на продуктах – необходимо концентрироваться на определении и достижении качества продуктов (результатах проекта)
7. Адаптация к проектной среде – следует адаптировать процессы и инструменты управления проектом к требованиям проектной среды, а также к масштабу работ, их сложности, важности, квалификационным требованиям и степени риска

Аспекты представляют собой направления проектного управления, на которые следует обращать внимание в течение длительности всего проекта.

Аспекты методологии управления проектами PRINCE2:

1. Обоснование проекта: какую ценность проект принесёт организации?
2. Организация: каким образом необходимо распределить роли и ответственность между членами проектной команды для того, чтобы эффективно управлять проектом
3. Качество: какие имеются требования и критерии к качеству и каким образом можно их обеспечить
4. Планы: шаги, требуемые для разработки плана, и инструменты PRINCE2, необходимые к использованию
5. Риски: каким образом менеджмент проекта будет разрешать проблему наличия неопределённостей в плане проекта и во внешней среде
6. Изменение: как руководство проекта будет оценивать влияние непредвиденных задач и изменений и реагировать на них
7. Прогресс: реализуемость проекта, выполнение планов и дальнейшее развитие проекта

Наконец, семь процессов разбивают жизненный цикл проекта на различные фазы, для каждой из которой имеются свои рекомендуемые к принятию действия, получаемые продукты и зоны ответственности.

PRINCE2 подразумевает следующие процессы управления проектом:

1. запуск проекта
2. руководство проектом
3. инициация проекта
4. контроль этапов
5. управление созданием продукта
6. управление границами этапов
7. закрытие проекта

PRINCE2 позволяет стандартизировать процедуры управления проектами, улучшить координацию деятельности, а также помогает понять, каким образом следует планировать проект и осуществлять мониторинг его выполнения, что следует делать, если план проекта не выполняется. Однако методология PRINCE2 не является лучшим выбором для проектов небольшого масштаба или для проектов с большей степенью вероятности изменений объема работ и требований к ним.

3. Гибкая методология управления проектом (Agile Project Management)

Гибкое управление проектом представляет собой поступательную и итеративную проектную методологию. Ее главной особенностью является то, что в начале выполнения проекта точно неизвестно, каким должен быть конечный продукт и каким будет жизненный цикл проекта. Вместо этого, проектная деятельность разбивается на несколько итеративных фаз, называемых «спринтами». Каждый спринт состоит из множества задач и имеет свой конечный продукт и результат. Методология Agile позволяет менеджерам проектов постоянно получать обратную связь и улучшать продукт после каждой итерации.

В соответствии с данной методологией управления проектами, ответственность за результат делится между тремя ролями:

• Владелец продукта – определяет проектные цели, разрабатывает оптимальный график при заданных проектных параметрах, адаптирует процесс выполнения проекта к изменившимся требованиям и устанавливает приоритеты в характеристиках продукта
• Scrum мастер – устанавливает приоритеты в выполнении задач командой проекта и устраняет возникающие затруднения, препятствующие этому
• Члены команды – выполняют большинство поставленных задач, осуществляют ежедневный менеджмент, создают отчеты о ходе выполнения проекта, контролируют качество продукта

Методология Agile является гибкой и позволяет легко изменить параметры проекта, что является значимым для таких сервисно-ориентированных проектов, как разработка программного обеспечения или графический дизайн. Но это методология не подходит для проектов со строго заданными параметрами и требованиями.

4. Методология быстрой разработки приложений (Rapid Application Development — RAD)

Быстрая разработка приложений (RAD) – это проектная методология, чаще всего используемая в проектах по разработке ПО, основной целью которых является быстрое и качественное создание приложения. Данная методология управления проектами выделяет 4 стадии проекта:

• Планирование
• Пользовательское проектирование
• Быстрое конструирование
• Переключение

Методология быстрой разработки приложений, с одной стороны, помогает улучшить показатели результативности проекта и повысить качество риск-менеджмента. Но с другой стороны, данная метрология не подходит для масштабных IT проектов, может привести к низкому качеству кода и требует постоянного вовлечение клиента в процесс исполнения всего проекта.

Рекомендации:

• Не существует универсальной «наилучшей» методологии управления проектом – выбор определяется типом проекта и спецификой окружающей среды
• Если вы работаете над проектом с возможными небольшими изменениями содержания работ, например, в области строительства, выбирайте каскадную модель
• Для разработки программного обеспечения, графического дизайна и других сервисно-ориентированных проектов выбирайте Agile методологию
• Используйте методологию быстрой разработки приложений для небольших IT проектов с сжатыми сроками
• Если вам необходимо минимизировать риски и требуются структурированный подход в исполнении крупного или среднего масштаба проекта, выбирайте PRINCE2
• Не бойтесь использовать другие, менее популярные методологии, если они в большей степени подходят к вашему проекту

Продолжение следует

Источники:

http://www.devx.com/enterprise/getting-started-with-project-management.html

http://www.devx.com/enterprise/explore-the-top-4-project-management-methodologies.html